Hoe haalt u het beste uit onderhandelingen over uw salaris, de prijs van uw huis of andere grote financiële stappen? De veelgevraagde Amerikaanse onderhandelingsadviseur Jeff Weiss hanteert zeven vuistregels.
De huizenmarkt komt eindelijk in beweging en het aantal vacatures groeit weer. Nogal wat mensen zullen daardoor binnenkort weer te maken krijgen met onderhandelingen. Goed onderhandelen loont altijd. Maar: hoe pak je dat aan?
De Amerikaanse onderhandelingsexpert en wetenschapper Jeff Weiss (49) bestudeert dat al jaren. De assistent-hoogleraar doceert onderhandelingstactiek aan Amerikaanse topuniversiteiten als West Point en Dartmouth. Daarnaast adviseert hij bedrijven als Disney en IBM en helpt hij overheden bij conflicten, de regering van Israël bijvoorbeeld. In juni publiceerde hij het boek Guide to Negotiating (Harvard Business Publishing). Elsevier sprak hem.
Volgens Weiss zijn er zeven cruciale elementen, en die spelen een rol bij alle vormen van onderhandelingen: van salaris- tot vredesbespreking en van een huis kopen tot een bedrijfsovername. Wie zich goed voorbereidt en gedisciplineerd rekening houdt met al deze elementen, heeft een grotere kans dat hij uit een onderhandeling sleept wat hij wil.
1 Breng belangen in kaart
Allereerst is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over de belangen van beide partijen. ‘Je moet de vraag beantwoorden waarom je wilt wat je wilt,’ zegt hij. ‘Stel dat je 10 procent extra loon wilt, dan heeft dat diepere redenen. Misschien wil je vaker met vakantie gaan van dat geld, misschien wil je meer bijdragen aan de opleiding van je kinderen, misschien wil je een loonsverhoging omdat je vindt dat dat eerlijk is ten opzichte van wat anderen verdienen. Dat zijn de onderliggende belangen.
‘Ook de tegenpartij heeft zulke belangen. Die wil misschien niet meer dan 2 procent extra loon bieden omdat hij moet letten op zijn kosten, of omdat hij niet wil dat collega’s zich benadeeld voelen. Daarom is het bij onderhandelingen cruciaal om door te vragen. Als je werkgever maar 2 procent verhoging biedt, moet je vragen: “Waarom is dat voor jou het maximum?” Als je erin slaagt om erachter te komen wat de tegenpartij drijft, wordt het makkelijker om tot een oplossing te komen waarmee allebei de partijen tevreden zijn. Voordat je ‘ja’ zegt tegen een onderhandelingsresultaat, moet je eerst goed nagaan of jouw diepere belangen daarmee zijn gediend.’
2 Creëer meerdere opties
‘Onderhandelen is niet hetzelfde als afdingen bij een marktkraam. Daarbij gaat het alleen om de prijs, maar bij vrijwel elke andere onderhandeling zijn veel meer dimensies te bedenken. Als je vooraf een inschatting maakt van wat de tegenpartij werkelijk wil bereiken, kun je al enkele opties bedenken als het gaat om een acceptabele uitkomst voor allebei.’
‘Als we even vasthouden aan het voorbeeld van de salarisonderhandeling: je kunt bijvoorbeeld voorstellen dat je in plaats van meer loon meer vakantiedagen krijgt, of afspraken maken over een aanvullend fonds voor de opleiding van je kinderen. Het is de truc meerdere opties te bedenken die voor beide partijen werken, en die vervolgens onderwerp te maken van de onderhandeling, in plaats van dat je er een wedstrijdje van maakt over iets eendimensionaals.
‘Zelfs bij het kopen van een huis zijn er meer opties te bedenken dan alleen de aankoopprijs. Als je je afvraagt waarom je een lagere prijs wilt, zou dat kunnen zijn omdat je lage maandlasten wilt. Maar lage maandlasten kun je ook bereiken door met de eigenaar af te spreken dat hij nog een tijd garant staat voor eventueel groot onderhoud, of dat hij de kosten van isolatie met je deelt. Er zijn altijd meerdere opties mogelijk. Wees vooral niet lui in het bedenken en uitwerken daarvan.’
3 Bepaal de standaarden
Weiss heeft veel onderzoek gedaan naar hoe onderhandelingsresultaten worden beoordeeld. Daaruit blijkt dat ongeveer 85 procent van de mensen het het allerbelangrijkst vindt niet te worden gepiepeld. Ze willen eerlijk worden behandeld. ‘Dus het is van belang dat je de uitkomst van een onderhandeling kunt verdedigen op basis van iets objectiefs, een standaard. Bij de koop van een huis kan dat bijvoorbeeld zijn wat een huis van dezelfde omvang in dezelfde buurt kost. Bij salarisonderhandelingen is het belangrijk om rond te vragen bij mensen in vergelijkbare functies om een idee te krijgen van de standaard.’
‘Het is belangrijk om al van tevoren duidelijk te hebben dat jullie dezelfde standaard hanteren, en al een antwoord te hebben op de vraag: hoe bepalen we of de uitkomst van de onderhandeling eerlijk is?’
4 Bereid alternatieven voor
Een onderhandeling voer je niet met als einddoel om een overeenkomst met de tegenpartij te sluiten, maar om voor jezelf de beste keuzemogelijkheid te creëren. ‘Daarom moet je goed bedenken welke alternatieven er zijn. Je kunt misschien voor hetzelfde geld een ander huis kopen, of voor een ander bedrijf gaan werken als deze salarisonderhandelingen niet slagen.’
Alternatieven zijn iets heel anders dan het tweede element, opties. Opties zijn de mogelijkheden die op tafel liggen, de mogelijkheden voor het bereiken van een deal. Alternatieven zijn juist de mogelijkheden die zich buiten de onderhandelingstafel bevinden. ‘Die moet je van tevoren goed in kaart brengen. Welke alternatieven heb ik zelf, en wat zijn de alternatieven van de tegenpartij? Die kan zijn huis misschien ook aan iemand anders kwijt, of hij kan iemand anders aannemen voor de functie.’
Een manier om de alternatieven van de ander zwakker te maken, is het opleggen van een tijdslimiet. Bijvoorbeeld: mijn aanbod geldt alleen deze week. ‘Voor de tegenpartij neemt het aantal alternatieven dan automatisch af na een week, waardoor hij sneller geneigd zal zijn om op het bod in te gaan. Je kunt alternatieven gebruiken als laatste redmiddel om je onderhandelingspositie te verstevigen. Het is belangrijk om niet gehaast naar je alternatieven te grijpen. Daarmee zet je gesprekken onder druk.’
5 Leg toezeggingen goed vast
Een onderhandeling bestaat natuurlijk niet alleen maar uit brainstormen over mogelijkheden: uiteindelijk moet je harde afspraken maken. Wanneer gaat de afspraak in, hoe geven we er precies invulling aan, wanneer gaan we de afspraak evalueren?
Toezeggingen daarover zijn een essentieel onderdeel van de onderhandelingen. Die moet je nauwkeurig vastleggen, bijvoorbeeld in een contract. ‘Dat klinkt zo logisch dat het bijna overbodig lijkt, maar juist door toezeggingen niet goed vast te leggen, gaat het vaak alsnog mis met een afspraak.’
6 Communiceer zorgvuldig
Het probleem met onderhandelingen is dat ze worden gevoerd door mensen, zegt Weiss. ‘Het is erg lastig om naast de inhoud van een overeenkomst, ook het proces ernaartoe in goede banen te leiden. Communicatie is zeer belangrijk in dat proces. Veel communicatie tijdens onderhandelingen draait om de perceptie die de twee partijen van elkaar hebben. Vaak klopt die niet. Dat is één van de grote problemen bij onderhandelingen tussen Israël en de Palestijnen, maar je ziet het in bijna elke onderhandelingssituatie gebeuren.’ Palestijnen zien Israëliërs bij voorbaat als onderdrukkers, Israëliërs zien Palestijnen als potentiële terroristen.
‘Misschien ziet je werkgever jou als een zorgvuldige, goed voorbereide medewerker, of juist als iemand die snel toegeeft. Dat heeft gevolgen voor zijn houding. Jij hebt zelf ook een beeld van de tegenpartij dat hoogstwaarschijnlijk onvolledig is, maar dat wel beïnvloedt hoe jij in het gesprek staat.’ Dat is te ondervangen door zeer zorgvuldige communicatie. ‘De basis daarvan is dat je helder bent over wat jij wilt en wat jou drijft, dat je vragen stelt aan de ander als daarin iets onduidelijk is bij hem, en dat je bereid bent om echt te luisteren en je vooroordelen over iemand te toetsen. De beste onderhandelaars zijn degenen die zich bewust zijn van hun vooroordelen en aannames, en die deze expliciet ter discussie stellen.’
7 Investeer in de relatie
Communicatie gaat over hoe we met elkaar praten, de relatie over hoe we met elkaar omgaan. ‘Het is vooral belangrijk erover na te denken hoe je het voor elkaar krijgt om vertrouwen op te bouwen. Vertrouwen is geen absolute voorwaarde om een deal te sluiten, maar maakt het wel veel eenvoudiger.’
Vertrouwen kun je opbouwen door ook buiten de onderhandelingstafel met elkaar te praten, zodat je elkaar beter kent als je tegenover elkaar zit. Weiss: ‘Zelfs als je relatie met de tegenpartij slechts zo lang duurt als de onderhandeling, loont het om daarin te investeren. Vertrouwen legt de basis voor de best mogelijke deal.’